Digital Procurement: Wie die Deutsche Bank Bleistifte kauft

Einem Angestellten der Deutschen Bank gehen die Bleistifte, Notizblöcke oder Batterien für seine Computermaus aus. Wie sorgt er im Jahr 2019 für Nachschub? Sendet er, wie viele Jahre in großen Unternehmen üblich, eine E-Mail mit seinem Bedarf an den zuständigen Mitarbeiter im Indirekten Einkauf, der anschließend den Bestand überprüft und gegebenenfalls neue Ware ordert? Wären wir im Jahr 2009 – oder auch 2015 – würde der Prozess fast sicher so ablaufen. Jetzt aber, in 2019, ist der richtige Zeitpunkt, um Einkaufsprozesse und andere Mechanismen zu hinterfragen, zu optimieren und neu zu denken.

Denn die Digitalisierung bietet inzwischen die passenden Tools und eröffnet neue Möglichkeiten, die sich bereichsübergreifend implementieren lassen, Routineaufgaben reduzieren und damit Prozesse verschlanken.

Bei Nunatak sind wir von der Integration geeigneter B2B-Marktplatzlösungen in P2P-System wie SAP Ariba, Coupa und Tradeshift überzeugt, mit Hilfe derer sich Teile des Indirekten Einkaufs vergleichsweise schnell und einfach automatisieren lassen. Vor allem standardisierte Materialgruppen können die Mitarbeiter direkt im System ordern – ohne den Umweg über den Kollegen im Einkauf, der sich in der Zwischenzeit mit komplexeren Themen und Produkten mit individuellen Preisen beschäftigen kann. Dazu zählen auch Agenturleistungen oder Coachings, die je nach Anforderung händisch kalkuliert werden müssen. Unsere Wahrnehmung: Entgegen der vielleicht aufkommenden Befürchtung, ein solcher Schritt könnte Arbeitsplätze bedrohen, sehnen sich die meisten Einkäufer nach Entlastung durch derartige Innovationen und eine Aufwertung ihrer Arbeit.

Doch zunächst zur Ausgangslage: Heute kommt kaum noch eine firmeninterne Digitalstrategie ohne Begriffe wie Blockchain, Big Data oder Cloud-Systeme aus. Und dabei geht es längst nicht mehr nur um App-basierte Co-Working-Lösungen, Mobile Office und Pixel Tracking zur Performance Optimierung. Stattdessen hinterfragen echte Vordenker heute jeden Bereich ihres Unternehmens zur Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen. Das gilt auch für einen lange depriorisierten Bereich: den Indirekten Einkauf, wo es um Güter und Dienstleistungen geht, die intern genutzt werden und nicht in Produkte oder Leistungen für den Verkauf eingehen.

Warum unangetastet? Dafür ist vor allem ein Grund naheliegend: Der Wertbeitrag des Indirekten Einkaufs ist im Gegensatz zum Direkten in der Produktion nicht sichtbar. Daher fristet er auf den Agenden großer Firmen in aller Regel ein Schattendasein – zu unrecht. Denn ein gut und effizient geführter Indirekten Einkauf ist gerade für Big Player unerlässlich und ein wichtiger Baustein der internen Kundenzufriedenheit.

Aufgrund der fast schon chronischen Vernachlässigung in internen Change-Prozessen sind Einkaufsabteilungen meist ohne langfristigen Plan gewachsen und strukturell entsprechend ineffizient. Seit Jahrzehnten andauernde Verträge mit Herstellern laufen weiter, ohne hinterfragt zu werden. Mitarbeiter der Abteilung verbuchen große Teile ihrer Arbeitszeit auf standardisierte Prozesse, die längst automatisiert ablaufen könnten – etwa oben genannte Bleistifte.

Das soll sich nun ändern: Das Prinzip jener oben genannten, neuen B2B-Marktplatz-Lösungen entspricht denen, die wir als Privatkunden kennen – etwa von ebay oder Amazon. Einzelne Produkte werden in Gruppen unterteilt, bepreist und mit Bewertungskriterien versehen. So bekommen Mitarbeiter schnell einen gut sortierten Überblick und können direkt online bestellen. Das System überprüft anschließend, ob die Produktauswahl die vorgesehenen Kriterien erfüllt und leitet die Bestellung anschließend an den Hersteller weiter.

Die Riesen der Branchen holen auf

Bis dato wird der Sektor der B2B-Marktplatz-Lösungen vor allem von etablierten Mittelständlern wie Mercateo, Meplato oder dem Start-up Crowdfox bestimmt, die über Schnittstellen an das unternehmenseigene SAP-System angebunden sind. Doch die Riesen der Branchen holen auf. Inzwischen hat auch Amazon die Zeichen der Zeit erkannt und tritt mit Amazon Business weltweit in den Markt ein. Dessen enorme Ressourcen, technische Möglichkeiten sowie die internationale Bekanntheit vor Augen, dürfte es also nicht mehr lange dauern, bis sich das Kräftegleichgewicht im Kampf um die B2B-Marktplatz-Krone zugunsten des Milliardenkonzerns verschiebt.

Wie also kommt ein Mitarbeiter der Deutschen Bank künftig an neue Bleistifte? Mithilfe von Amazon Business kann sich inzwischen jedes Unternehmen, ungeachtet seiner Größe, für ein kostenloses Kundenkonto registrieren – und somit auf die besten Angebote und Preise des B2C-Marktführers zurückgreifen. Natürlich spielt nach wie vor das Auftragsvolumen eine Rolle, wenn es um die wirklich niedrigen Preise geht. Doch die Schwelle wird auch für kleinere Firmen niedriger.

Wir beraten und begleiten inzwischen zahlreiche Firmen bei Change-Prozessen im Einkauf. Ziel ist stets, mit einem MVP (Minimal Viable Product) bereits nach drei Monaten Live zu sein, um sofort Kundenfeedback einzuholen. Nach dem Auftakt, einem Kick-Off mit dem Indirekten Einkauf des Kunden zur Status-quo-Analyse, wird der passende Marktplatz an die eigene kaufmännische Software der Firma angebunden. Meist ist dies eine SAP-Instanz. Die Auswahl der jeweiligen Produkte findet fortan auf dem Marktplatz statt, der tatsächlicher Freigabe- und Kaufprozess aber in der Unternehmens-Software. So erfüllt letztere eine Kontrollfunktion, die vor Missbrauch schützt. Im Ergebnis können Mitarbeiter per Knopfdruck aus Millionen von Produkten tausender Lieferanten wählen – je nachdem, was freigeschaltet ist.

Dabei sind zwar die Kosten im Marktplatz manchmal höher, als bei individuell verhandelten Preisen. Die Ersparnis bei den Prozesskosten ist jedoch in der Regel so signifikant, dass die Differenz bei den individuellen Produktkosten kaum noch ins Gewicht fällt.